Handleiding gebruik algemene voorwaarden

In Geen onderdeel van een categorie by Renate Verstraaten

Waarom algemene voorwaarden? Helder!
Wat zet je erin? Laat dat maar aan ons over!
Hoe gebruik je je algemene voorwaarden? We leggen het uit!

Stel we maken tijdens deze #AVzomerpromo een hele mooie set algemene voorwaarden voor je. Zou je dan ook niet willen weten hoe je die het beste kan gebruiken? Zonder het juiste gebruik zijn je algemene voorwaarden namelijk waardeloos. Waar het om gaat is dat jouw algemene voorwaarden van toepassing worden op al je werkzaamheden en dat je niet vergeet om ze op de juiste wijze te overhandigen. Doe je dat goed, dan zit jij contractueel gebeiteld. Met deze handleiding en jouw eigen doorzettingsvermogen in het volgen ervan moet dat lukken!

Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Overeenkomsten komen tot stand door aanbod en aanvaarding, ook wel wilsovereenstemming genoemd. In de praktijk zie je vaak dat jij als ondernemer een offerte uitbrengt (aanbod) die door jouw klant voor akkoord wordt ondertekend (aanvaarding).

Voor algemene voorwaarden geldt precies hetzelfde. Hoe professioneel jouw voorwaarden ook zijn, ze zijn niet zomaar van toepassing. Je zal ze actief van toepassing moeten verklaren op de overeenkomst. Actief en ook tijdig. En dat betekent uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. Verwijs je in je overeenkomst naar de toepassing van je algemene voorwaarden dan is er al snel sprake van wilsovereenstemming. Het is niet vereist dat de klant de inhoud van de voorwaarden kent of leest of dat je over de voorwaarden onderhandelt. Het is voldoende als de klant akkoord gaat met de offerte of de overeenkomst waarin naar de voorwaarden is verwezen.

 Algemene voorwaarden overhandigen

Een tweede vereiste voor het gebruik van je algemene voorwaarden is dat de klant de kans moet krijgen die te lezen. Of ze dat doen of niet dat is niet jouw verantwoordelijkheid. Waar het om gaat is dat ze de kans moeten krijgen. Dat doe je door je algemene voorwaarden aan jouw klanten te overhandigen. En ook hier geldt dat je dit tijdig moet doen. Uiterlijk voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Als jouw algemene voorwaarden alleen op je factuur staan, ben je dus al te laat.

Letterlijk overhandigen of bij de overeenkomst voegen mag altijd. Als de overeenkomst per e-mail wordt gesloten, mag je je algemene voorwaarden ook per e-mail versturen. Dienstverleners mogen algemene voorwaarden ter inzage leggen op de plek waar zij hun diensten verrichten of op de website zetten. Het idee dat het deponeren van je algemene voorwaarden bij de griffie van de rechtbank of de Kamer van Koophandel vereist of voldoende is, is overigens onzin. Het is zeker niet verplicht om je algemene voorwaarden ergens te deponeren. En voldoende is het helaas ook niet. Tenzij je algemene voorwaarden zo omvangrijk zijn dat je ze in redelijkheid niet kan geven. En daar is meestal geen sprake van.

Vernietigbaarheid bij verkeerd gebruik algemene voorwaarden

Als je je algemene voorwaarden niet overhandigt, is dat niet zonder risico. Een oplettende klant zal jouw algemene voorwaarden vernietigen. En dan kan je er dus geen gebruik van maken. Daarop zijn twee uitzonderingen. Grote ondernemingen (50+ werknemers of die een jaarrekening hebben gepubliceerd) of klanten die dezelfde voorwaarden als jij hanteren kunnen geen beroep doen op vernietigbaarheid. Overigens moet je ook als je zaken doet met grote ondernemingen je algemene voorwaarden wel gewoon van toepassing verklaren. De uitzondering ziet alleen op het overhandigen ervan.

Met het risico dat je algemene voorwaarden nutteloos zijn, is het extra belangrijk je algemene voorwaarden op de juiste wijze te overhandigen en ook te zorgen dat je dat kan bewijzen. Bewaar bijvoorbeeld je e-mails waarin je de algemene voorwaarden hebt toegestuurd of laat klanten tekenen voor ontvangst en akkoord. Onze klanten roepen nogal eens dat te veel gedoe te vinden en het vervelend te vinden zoiets aan hun klanten te moeten vragen. Zelf tekenen ze wel zonder enige discussie onze algemenen voorwaarden. Een kwestie van gewenning misschien?

Tips & Tricks voor een goed gebruik van je algemene voorwaarden

  • Gebruik een standaardtekst waarmee je je algemene voorwaarden van toepassing verklaart en die je op voorhand opneemt in al je overeenkomsten, offertes of e-mails waarin je een aanbieding doet.
  • Zorg dat je je algemene voorwaarden tijdig van toepassing verklaart, namelijk voor of bij het sluiten van de overeenkomst en niet pas nadat de overeenkomst al gesloten en misschien zelfs al uitgevoerd is.
  • Staan je algemene voorwaarden op al je briefpapier en dus ook op je offerte? Vergeet dan niet in je verwijzing naar je algemene voorwaarden ook even aan te geven dat die op de achterkant van de offerte staan.
  • Als je de algemene voorwaarden op je website plaatst, zorg dat ze goed vindbaar zijn en opgeslagen kunnen worden.
  • Vraag je klanten om de algemene voorwaarden voor ontvangst en akkoord te ondertekenen of geef in je overeenkomst aan dat ondertekening van de overeenkomst inhoudt dat de algemene voorwaarden zijn ontvangen en de klant akkoord is met de toepassing ervan.

Ready, set, go!

Je weet dat algemene voorwaarden handig zijn, je weet wat je er in zet en hoe je ze gebruikt. Je bent er klaar voor!

Nou ja, bijna dan. Want hoe zit het eigenlijk als de klant naar zijn eigen algemene voorwaarden verwijst? Welke voorwaarden worden dan van toepassing? En hoe zit het als je internationaal contracteert? Wordt het gebruik dan nog steeds getoetst aan de toepassing en overhandiging?

Patrick gaat het je in onze volgende blogs haarfijn uitleggen. Dus blijf er nog even bij! En als je tussentijds al vragen hebt dan weet je ons te vinden. Via e-mail of telefoon, tijdens onze inloopspreekuren of tijdens de #AVborrel in Veenendaal (9 september) of Culemborg (12 september) bijvoorbeeld.

We houden contact!

Patrick Link | 06-24355737 | patrick@youandmelegal.com
Renate Verstraaten | 06-15872102 | renate@youandmelegal.com