Je klant betaalt niet, wat nu?

Aanmanen en incasso. Ik heb er een hekel aan! Niet om het voor jou te doen hoor, wel om het bij mijn eigen klanten te moeten doen. Het geeft gewoon zo weinig energie. Liever wil je openstaande facturen en incassotrajecten juist voorkomen. In mijn vorige blog heb ik je daarvoor 4 tips gegeven, bijvoorbeeld door te zorgen dat je contracten goed zijn. Toch gaat het soms mis. Hoe vervelend is het als je hard hebt gewerkt, je klant keer op keer een kans geeft en jij uiteindelijk degenen bent die met lege handen achterblijft. Dat gaan we niet doen natuurlijk, want met deze 4 stappen blijven jouw handen gevuld!

Stap 1: een vriendelijke betalingsherinnering

Veel ondernemers houden er niet van om klanten op betaling aan te spreken. Die pijn kan je verzachten door aan een juridische aanmaning een vriendelijke betalingsherinnering vooraf te laten gaan. Een kort mailtje met de melding dat het misschien aan de aandacht van je klant is ontglipt, maar dat er nog wat openstaat en met het verzoek om daarnaar te kijken, is al voldoende. En als er vragen zijn sta je uiteraard voor je klant klaar. Voor die klanten bij wie je rekening toevallig net even onderaan de stapel lag, kom je op hele vriendelijke manier op de radar. Jij ontvangt je geld én de relatie is behouden.

Stap 2: de 14-dagen brief en incassokosten

Verplicht voor consumenten

Geen succes met de vriendelijke toon? Tijd voor de volgende stap. Als je klant een consument is, ben je verplicht om in ieder geval een aanmaning te sturen met een termijn van 14 dagen om de factuur alsnog te voldoen.

Let wel op dat je brief aan de wettelijke eisen voldoet:

• Geef aan dat je nog 14 dagen de tijd heeft om te betalen
• Die termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief
• Blijft betaling dan nog uit, dan is je klant incassokosten verschuldigd
• Wat de hoogte van die incassokosten zal zijn.

Tips voor de 14-dagenbrief

• De Autoriteit Consument en Markt geeft via ConsuWijzer een voorbeeld van een foute incassobrief. Het voorbeeld is bedoeld voor consumenten om te beoordelen of ze wel of niet moeten betalen. Ook handig natuurlijk voor ondernemers om te checken of je brief de toets der kritiek doorstaat.
• Ook de Rijksoverheid verstrekt online informatie over incassotrajecten en geeft ook een link naar de Incassocalculator van Schuldinfo.nl om zelf de hoogte van de incassokosten te berekenen.

14-dagenbrief geen verplichting bij zakelijke klanten

Voor zakelijke klanten is deze 14-dagen brief niet verplicht. Zodra de betalingstermijn is verstreken mag je direct incasseren. Al moet je je afvragen of je dat wilt. Waarschijnlijk maak en houd je meer vrienden met een betalingsherinnering dan met onaangekondigde incassotrajecten. Die keuze laat ik aan jou! Let wel altijd even op als het om een zakelijke klant gaat die eigenlijk niet onderdoet voor een consument. Die klanten kunnen soms toch gebruik maken van de bescherming die consumenten ook genieten.

Aanmanen mag altijd

Ons advies is daarom om altijd eerst een aanmaning te sturen waarin je je klant nog een laatste kans geeft om de factuur alsnog te betalen. Wil je het jezelf makkelijk maken? Geef dan alle klanten een termijn van 14 dagen. Dan hoef je nergens over na te denken. Al mag je die termijn voor zakelijk klanten dus ook verkorten naar bijvoorbeeld 8 of 5 dagen.

Stap 3: Aanmanen met You and Me Legal

Die 14-dagenbrief kan je prima zelf regelen. Toch een beetje hulp nodig? Via onze slimme softwaretool op de website [XX] kan je zelf eenvoudig je eigen aanmaning opstellen.

Brief verstuurd, termijn verstreken en nog steeds geen betaling? Dan kunnen wij jouw klant uit onze naam een brief sturen waarin we betaling vragen van de openstaande factuur, inclusief rente en incassokosten. Omdat je de 14-dagenbrief zelf al hebt verstuurd, heb je daar meteen recht op. Vaak zien we dat alleen een brief van een jurist al voldoende is om de factuur toch betaald te krijgen. Niemand zit op juridische stappen te wachten. Ook je klant niet. Soms is het nodig om een betalingsregeling af te spreken om je klant tot betaling te krijgen. Dat soort dingen doen we altijd in overleg met jou.

Stap 4: Juridische vervolgstappen

Nog steeds geen betaling? Er zijn genoeg juridische vervolgstappen. Je kan je klant dagvaarden voor de rechter of beslagleggen bijvoorbeeld. Wel vinden we het belangrijk om eerst samen met jou te onderzoeken waarom de factuur niet wordt betaald.

• Als je klant failliet dreigt te gaan, moet je je afvragen of je kosten wilt maken voor juridische stappen. Je bent dan zelf nog meer geld kwijt en de kans dat je er iets van terugziet is heel klein.
• Misschien denkt je klant een tegenvordering te hebben. Dan wil je de slagingskans daarvan liever op tijd beoordelen.
• Ook beslagleggen is niet altijd aantrekkelijk. Daar kreeg ik een keer een vraag over van een klant. Hij had goederen opgeslagen voor zijn klant en vervolgens betaalde zijn klant de rekening niet. Mijn klant wilde die goederen verkopen en uit de opbrengst daarvan de factuur voldoen. Dat kan niet zomaar. Daar heb je eerst een vonnis van een rechter voor nodig. In dit geval zouden de kosten om dat vonnis te krijgen waarschijnlijk hoger zijn dan de opbrengst van de goederen.

Juridische stappen kunnen veel opleveren, maar zijn niet zonder kosten en risico’s. Daarom bespreken we samen wat jouw mogelijkheden zijn. Zo maak je altijd weloverwogen de juiste keuze!

Wil je weten wat bij jou past?

Kies je voor de juridische fundering, een gestroomlijnd incassotraject of wil je eest even vrijblijvend sparren? Bij You and Me Legal staan we voor je klaar. Patrick en ik hebben allebei uitgebreide ervaring met het juridisch opbouwen van ondernemingen en het incasseren van vorderingen als toch misgaat. Laat je horen en we gaan we snel aan de slag!

Bel of mail me via renate@youandmelegal.com  of 06-15872102
Of neem contact op met Patrick via patrick@youandmelegal.com of 06-24355737