KANTOORKLACHTREGELING

Artikel 1 – Begriffsbestimmungen

1. In dieser Regelung zu Kanzleibeschwerden versteht man unter:

• Beschwerde: jede schriftliche Äußerung von Unzufriedenheit eines oder im Namen eines Mandanten/Klienten gegenüber dem Juristen oder einem unter seiner Verantwortung stehenden Mitarbeiter über den Abschluss und die Erledigung einer Auftragsvereinbarung, die Qualität der Dienstleistung oder die Höhe der Abrechnung;
• Beschwerdeführer: der Mandant oder sein Vertreter, der eine Beschwerde zum Ausdruck bringt;
• Beschwerdebeauftragter: derjenige, der für die Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich ist.

Artikel 2 – Anwendungsbereich

1. Diese Kanzleibeschwerderegelung gilt für jede Auftragsvereinbarung zwischen You and Me Legal und dem Mandanten.
2. You and Me Legal kümmert sich um die Bearbeitung der Beschwerde gemäß dieser Kanzleibeschwerderegelung.

Artikel 3 – Ziel & Zweck

1. Diese Kanzleibeschwerderegelung hat das Ziel:

• eine Verfahrensweise festzulegen, um Mandantenbeschwerden in einem angemessenen Zeitraum konstruktiv abzuwickeln;
• eine Verfahrensweise festzulegen, um die Ursachen der Mandantenbeschwerde zu ermitteln;
• bestehende Beziehungen durch gute Mandantenbetreuung zu erhalten und zu verbessern;
• Mitarbeiter in Bezug auf eine mandantenorientierte Reaktion auf Beschwerden zu trainieren;
• Verbesserung der Qualität von Dienstleistungen mittels Beschwerdebearbeitung und Beschwerdeanalyse.

Artikel 4 – Information bei Beginn der Dienstleistung

1. Diese Kanzleibeschwerdereglung ist öffentlich zugänglich. Der Jurist weist den Mandanten vor Beauftragung darauf hin, dass die Kanzlei diese Kanzleibeschwerderegelung anwendet und dass diese für die jeweilige Beauftragung gilt.
2. Beschwerden gemäß Artikel 1 dieser Kanzleibeschwerderegelung, die nach ihrer Bearbeitung noch nicht erledigt sind, werden dem zuständigen Gericht in den Niederlanden vorgelegt.

Artikel 5 – Internes Beschwerdeverfahren

1. Falls ein Mandant mit einer Beschwerde an die Kanzlei herantritt, wird diese Beschwerde weitergeleitet an Herrn Martin Verstraaten (martin@youandmelegal.com), Kanzlei-Manager von You and Me Legal, der damit die Funktion des Beschwerdeführers übernimmt.
2. Eine Beschwerde muss spätestens 3 Monate ab dem Zeitpunkt, ab dem der Auftraggeber Kenntnis erlangt hat oder nach vernünftigem Ermessen Kenntnis hätte erlangen können, vom Verhalten/Fehlverhalten des Juristen, das Anlass zur Beschwerde gibt, eingereicht werden.
3. Der Beschwerdebeauftragte unterrichtet den von der Beschwerde Betroffenen über die eingebrachte Beschwerde und gibt dem Einreicher der Beschwerde und dem von der Beschwerde Betroffenen die Möglichkeit, eine Erklärung in Bezug auf die Beschwerde abzugeben.
4. Die Person, auf die sich die Beschwerde bezieht, bemüht sich zusammen mit dem Klienten, mit oder ohne Intervention des Beschwerdebeauftragten, eine Lösung zu finden.
5. Der Beschwerdebeauftragte bearbeitet die Beschwerde innerhalb von 4 Wochen nach Eingang der Beschwerde oder informiert den Einreicher der Beschwerde unter Angaben von Gründen, wenn diese Frist nicht eingehalten werden kann und gibt eine neue Frist bekannt, innerhalb derer eine Entscheidung über die Beschwerde getroffen wird.
6. Der Beschwerdebeauftragte informiert den Einreicher der Beschwerde und den von der Beschwerde Betroffenen schriftlich mit oder ohne Empfehlungen über die Beurteilung der Rechtmäßigkeit der Beschwerde.
7. Wurde die Beschwerde zur Zufriedenheit bearbeitet, unterzeichnen der Einreicher der Beschwerde, der Beschwerdebeauftragte und der von der Beschwerde Betroffene die Entscheidung über die Rechtmäßigkeit der Beschwerde.

Artikel 6 – Verschwiegenheit und kostenlose Beschwerdebearbeitung

1. Der Beschwerdebeauftragte und der von der Beschwerde Betroffene verpflichten sich im Rahmen der Bearbeitung der Beschwerde zur Verschwiegenheit.
2. Dem Einreicher der Beschwerde werden für die Bearbeitung der Beschwerde keine Kosten in Rechnung gestellt.  

Artikel 7 – Zuständigkeiten

1. Der Beschwerdebeauftragte ist für eine rechtzeitige Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich.
2. Der von der Beschwerde Betroffene informiert den Beschwerdebeauftragten über eventuelle Kontaktaufnahmen und Lösungsmöglichkeiten.
3. Der Beschwerdebeauftragte informiert den Einreicher der Beschwerde über den Bearbeitungsstand der Beschwerde.
4. Der Beschwerdebeauftragte führt eine Akte über die Beschwerde.

Artikel 8 – Beschwerdenregister

1. Der Beschwerdebeauftragte registriert die Beschwerde mit dem Gegenstand der Beschwerde.
2. Eine Beschwerde kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden.