"Battle of Forms"

In Geen onderdeel van een categorie by Patrick Link

Wat als mijn algemene verkoopvoorwaarden botsen met de algemene inkoopvoorwaarden van mijn handelspartner?

Als je onze vorige blogs over algemene voorwaarden hebt gelezen, weet je al waarom algemene voorwaarden voor jouw onderneming zo belangrijk zijn, wat erin moet staan en hoe je ze moet gebruiken zodat ze ook onderdeel van de overeenkomst worden. Maar wat als jouw handelspartner ook onze blogs heeft gelezen en ook naar zijn eigen set algemene voorwaarden verwijst?

Battle of Forms

Stel, je bent verkoper en je hanteert en verwijst tijdens de onderhandelingen met jouw handelspartner naar jouw eigen algemene verkoop- of leveringsvoorwaarden. Vervolgens verwijst jouw handelspartner eveneens naar zijn eigen inkoopvoorwaarden. Meestal zullen beide sets algemene voorwaarden (verkoop en inkoop) inhoudelijk verschillen. Er is dan sprake van botsende algemene voorwaarden oftewel een “battle of forms”.

Welke voorwaarden hebben voorrang en worden op de overeenkomst van toepassing?

Verschillende rechtstelsels gaan daar op verschillende manieren mee om. Er zijn de “first-shot rule”, de “last-shot rule” en de “knock-out rule”.

De last-shot rule houdt in dat de algemene voorwaarden van die partij van toepassing zijn die er als laatst naar heeft verwezen. In internationale contracten waarop het Weens Koopverdrag van toepassing is, wordt dit bijvoorbeeld toegepast.

De knock-out rule houdt in dat alleen de onderdelen van de algemene voorwaarden die met elkaar in overeenstemming zijn van toepassing worden op de overeenkomst. Dat is de wijze waarop o.a. Duits recht de battle of forms benadert.

Een extra blog over algemene voorwaarden in internationale handel zal op korte termijn volgen.

“First Shot Rule” en Nederlands recht

Als Nederlands recht van toepassing is  (omdat bijvoorbeeld beide partijen in Nederland zijn gevestigd of partijen Nederlands recht hebben gekozen), wordt de zogenaamde first-shot rule toegepast om te bepalen welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. In de wet is deze regel als volgt omschreven:

Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen.” (Art 6:225 lid 3 Burgerlijk Wetboek)

Uitgangssituatie

Verkoper ontvangt een aanvraag van zijn handelspartner. Bijvoorbeeld voor een prijsopgave voor een van zijn producten. Hij maakt hierop een aanbod/offerte en verwijst daarin naar zijn algemene verkoopvoorwaarden (idealiter verstuurt hij deze gelijk in kopie mee). De inkoper aanvaardt het aanbod met verwijzing naar zijn algemene inkoopvoorwaarden.

De first shot rule leidt er dan toe dat de overeenkomst tot stand komt op basis van de voorwaarden die in het aanbod van toepassing zijn verklaard en dus die van verkoper. De inkoper heeft wel naar zijn voorwaarden verwezen, maar hij was niet als eerste. En hij heeft de verkoopvoorwaarden niet uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Het is dus van belang, om bij het aangaan van een overeenkomst, de eventuele algemene voorwaarden van de wederpartij steeds expliciet van de hand te wijzen. Doe je dat niet, dan is het mogelijk dat je aan de voorwaarden van jouw handelspartner bent gebonden. Ook als je wel naar de toepasselijkheid van je eigen leverings- en verkoopvoorwaarden hebt verwezen.

Het “uitdrukkelijk van de hand wijzen” dient op zo’n manier te gebeuren dat het de wederpartij redelijkerwijs niet kan ontgaan. Alleen een bepaling in de eigen algemene voorwaarden waarin de algemene voorwaarden van de wederpartij van de hand worden gewezen is onvoldoende. Ook een op briefpapier voorgedrukt regeltje zal in de regel niet als “uitdrukkelijk van de hand wijzen” gelden. Je zal de algemene voorwaarden van de wederpartij dus expliciet moeten afwijzen.

Stel, je bent verkoper en de koper wijst jouw voorwaarden wél van de hand

Je hebt als verkoper bij je offerte naar jouw algemene voorwaarden verwezen en gelijktijdig uitdrukkelijk andere algemene voorwaarden van de koper van de hand gewezen. Vervolgens plaatst koper een order met verwijzing naar zijn eigen inkoopvoorwaarden en hij wijst jouw algemene voorwaarden ook van de hand. Dan doe je er verstandig aan om nogmaals in jouw opdrachtbevestiging zowel naar jouw verkoopvoorwaarden te verwijzen als ook nogmaals uitdrukkelijk de inkoopvoorwaarden van je koper van de hand te wijzen. Doe je dat niet, dan zit je dus waarschijnlijk aan de inkoopvoorwaarden van de andere partij vast.

You and Me Legal adviseert….

Om de risico’s van een battle of forms – scenario te beperken, adviseren we je in jouw contractuele vastlegging in ieder geval een aantal stappen te volgen:

  • In zowel offerte als opdrachtbevestiging als e-mails waarmee je een offerte of bevestiging toestuurt is ons advies om a) te verwijzen naar jouw set van algemene voorwaarden, b) deze gelijktijdig mee te zenden, en c) de algemene voorwaarden van je handelspartner uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Met alleen een standaardtekst ben je er misschien niet altijd, maar het geeft je in ieder geval wel iets om op terug te vallen.
  • De uitdrukkelijke afwijzing is met name van belang in de opdrachtbevestiging. Het is juist die situatie waarin je een groter risico loopt dat de koper in de geplaatste order naar eigen inkoopvoorwaarden verwijst en dat die voorwaarden volgens de first shot rule van toepassing zijn.
  • Als je je opdrachtbevestiging per e-mail verstuurt dan kun je ook in de e-mail zelf nog eens de inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk afwijzen. We adviseren om een dergelijke tekst in de e-mail zelf te plaatsen en niet bijvoorbeeld in de disclaimer. In het laatste geval zal veel minder snel sprake zijn van een uitdrukkelijke afwijzing, want… wie leest nog een disclaimer?

Ingewikkeld?

Zeker!  – maar geen probleem voor ons. We helpen je graag als je meer over dit onderwerp wilt weten. We kunnen voor jou een verkoopstrategie of inkoopstrategie opstellen. Bijvoorbeeld met behulp van teksten waarmee je effectief de algemene voorwaarden van de wederpartij van hand kunt wijzen. Zo kun je het risico dat jouw algemene voorwaarden buiten beschouwing worden gelaten aanzienlijk verminderen.

Heb jij verder nog vragen over algemene voorwaarden? Wil je weten of het voor jou handig is om ze te hebben, wat de inhoud zou moeten zijn, hoe ze van toepassing worden? Wil je graag algemene voorwaarden hebben of ze laten controleren? Of wil je eerst wel eens weten wat de mogelijkheden en kosten zijn? Bellen, mailen of binnenlopen tijdens een van onze inloopspreekuren kan altijd!

Bovendien zullen we de hele zomer regelmatig blogs posten over alles wat er komt kijken bij algemene voorwaarden. Volg ons via #AVzomerpromo en #AVborrel en mis niks.

Tot de volgende blog!

Renate Verstraaten | renate@youandmelegal.com | 06-15872102
Patrick Link | patrick@youandmelegal.com | 06-24355737